Schvalování faktur
Faktury schvalují ti správní lidé. Ve správném pořadí.
Sestavte pro každou účetní jednotku a typ faktury vlastní schvalovací řetězec. Úrovně jdou po sobě, velké částky schvaluje vedení a nikdo neschválí vlastní doklad.
Grafický editor řetězce · Notifikace schvalovatelům
Jak to funguje
Řetězec, který odpovídá vašim pravidlům
Schvalování složíte z úrovní — každá má své lidi, svůj režim a případně i podmínku podle částky.
Úrovně za sebou
Řetězec má až deset úrovní, které se schvalují postupně. Další úroveň přijde na řadu, až je ta předchozí splněná.
Kdokoli, nebo všichni
Každá úroveň má vlastní schvalovatele a režim — buď stačí schválení kohokoli z úrovně, nebo musí schválit všichni.
Podmínky podle částky
Úroveň se může uplatnit jen od určité částky, pod ní, nebo v rozmezí. Malé faktury schválí účetní, velké i jednatel.
Podle účetní jednotky a typu faktury
Workflow nastavíte zvlášť pro každou účetní jednotku a typ faktury — vydané, přijaté i dobropisy mohou mít jiný proces.
Nastavení úrovně
Vše důležité na jedné obrazovce
Kliknete na úroveň a v postranním panelu nastavíte název, schvalovatele, režim i podmínku podle částky.
Řetězec vidíte graficky — od odeslání ke schválení přes jednotlivé úrovně až po schválený doklad. Hotové workflow zkopírujete i na další typ faktury jedním kliknutím.
- ✓ Až deset úrovní, v každé až dvacet schvalovatelů
- ✓ Režim „stačí kdokoli" nebo „všichni musí schválit"
- ✓ Kopírování workflow mezi typy faktur
Role a bezpečnost
Kontrola čtyř očí bez výjimek
Systém hlídá, kdo schvalovat smí — a kdo u konkrétní faktury nesmí.
Schvalují ti praví
Jako schvalovatele vyberete administrátory a účetní s přístupem k dané účetní jednotce. Nikdo jiný se do řetězce nedostane.
Vlastní fakturu neschválíte
Autor faktury svůj doklad schválit nemůže. Kontrola čtyř očí platí automaticky, bez hlídání zvyklostí.
Notifikace v pravý čas
Schvalovatelé aktivní úrovně dostanou e-mail s odkazem na fakturu vždy okamžitě, bez ohledu na vlastní nastavení upozornění. Autor vidí průběh schvalování přímo na dokladu.
Spolehlivost
Pravidla platí i uprostřed schvalování
Schvalovatelé se na fakturu ukládají při odeslání ke schválení, takže pozdější změny nic nerozbijí.
Snímek řetězce
Každá odeslaná faktura si nese vlastní kopii schvalovacího řetězce. Úpravy workflow se projeví až u nově odeslaných dokladů — rozjetá schvalování doběhnou beze změny.
Bez zbytečného čekání
Kde workflow nastavené není, faktura na nikoho nečeká a schválí se automaticky. Přísný proces zapnete jen tam, kde dává smysl.
Časté dotazy
Co vědět o schvalování faktur
Kdo může schvalovací workflow nastavit?
Pouze administrátor, v sekci Administrace → Schvalovací workflow. Vybere účetní jednotku a typ faktury, sestaví úrovně v grafickém editoru a uloží. Schvalovateli mohou být administrátoři a účetní s přístupem k dané účetní jednotce.
Co se stane, když workflow nenastavíme?
Bez nastaveného workflow se schvalovací krok přeskočí — faktura je po odeslání ke schválení schválena automaticky. Schvalování tak zapnete jen u účetních jednotek a typů faktur, kde ho opravdu chcete.
Ovlivní úprava workflow už rozjetá schvalování?
Ne. Schvalovatelé se na fakturu ukládají v okamžiku odeslání ke schválení. Pozdější změny workflow se projeví až u faktur odeslaných po uložení — rozjetá schvalování doběhnou podle původních pravidel.
Jak fungují podmínky podle částky?
Úroveň může platit od určité částky, pod ní, nebo v rozmezí. Částka se porovnává v měně faktury bez přepočtu. Když částce nevyhovuje žádná úroveň, faktura se schválí automaticky.
Schvalování, které se hlídá samo.
Založte účet, sestavte první schvalovací řetězec a nechte systém hlídat pořadí i pravidla.
Vyzkoušet zdarmaZdarma bez karty · Přístup podle rolí